Cách tốt nhất để lập ra kế hoạch tổ chức sự kiện

Muốn tổ chức được một sư thành công, bước đầu tiên mà ai cũng phải làm chính là xây dựng một kế hoạch hoàn hảo.Thành bại của kế hoạch luôn chịu ảnh hưởng to lớn của yếu tố bản kế hoạch



70% sự thành công của sự kiện luôn được quyết định từ bản kế hoạch mà bạn lập raDưới đây là cách xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện cho các bạn sau hơn 10 năm hoạt động mà Đại Lâm xin được phép chia sẻ


1.     Định hình loại sự kiện và mục đích của sự kiện


Việc đầu tiên bạn phải làm là xác định loại sự kiện mà bạn muốn tổ chức: Lễ khánh thành, hội nghị-hội thảo,..Khi bạn đã định hình được loại sự kiện mà bạn muốn làm, bạn sẽ biết những hạng mục mà bạn cần thực hiện


Việc rất quan trọng kế tiếp là xác định mục đích cùng với mục tiêu của sự kiện.Giả dụ: Bạn cần tổ chức lễ khai trương.


2. Những ai là đối tượng của sự kiện?


Bước quan trọng tiếp theo là xác định đối tượng của sự kiện, nó là cơ sở lập kế hoạch cho sự kiện.Đối với những nhóm này, cần chuẩn bị tỉ mỉ, cụ thể kịch bản.


Đối tượng thứ hai của sự kiện chính là nhóm đối tượng tham dự: Bao gồm khách mời chính của sự kiện, những khách qua đường muốn ghé  thăm.Thông thường luôn có sự chênh lệch giữa số lượng khách hàng được mời và số lượng khách hàng sẽ tham gia , vì vậy bạn nên gửi thư mời trước ngày diễn ra sự kiện một tuần và gọi điện xác nhận lại phản hồi của khách hàng trước 2 ngày diễn ra sự kiện để chốt danh sách.


3.       Xây dựng thông điệp cho sự kiện


Thông điệp sự kiện không chỉ là ý nghĩa cốt lõi của sự kiện bạn tổ chức mà còn mang ý nghĩa truyền thông vô cùng quan trọng, nó sẽ theo suốt sản phẩm/công ty/dịch vụ đến tận chặng đường cuối cùng của nó.


4.       Xác định thời  gian và địa điểm tổ chức sự kiện


Sau khi thông điệp của sự kiện được xác định, bạn cần xác định địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện.Việc này thực hiện càng sớm thì càng giúp ích cho kế hoạch xây dựng truyền thông cho sự kiện, bởi địa điểm và thời gian sẽ được ghi vào trong thư mời  và gửi tới các khách mời.


5.    Lên chương trình tổ chức sự kiện


Muốn có một chương trình hoàn hảo, bao giờ bạn cũng cần phải xây dựng một khung chương trình tổ chức sự kiện, càng tỉ mỉ, chi tiết càng tốt. Việc xây dựng khung chương trình cần bám sát vào những vấn đề chính của sự kiện như các phần bên trên đã đề ra.Trang thiết bị, nhân sự cho sự kiện cũng cần phải được liên lạc và chuẩn bị sẵn.


6.     Vấn đề truyền thông cho sự kiện


Kế hoạch truyền thông  thường có mục đích thu hút khán giả tham gia sự kiện hoặc truyền đến khán giả thông điệp của thương hiệu, công ty.



Dưới đây là một vài lưu ý hữu ích cho bạn.


Bằng  Phương tiện truyền thông đại chúng  (Báo giấy, truyền hình, radio…), Phương tiện công nghệ số (báo điện tử, social media, tin nhắn nhanh, SMS Marketing, Email Marketing…) hoặc hoạt động Activation (ví dụ như sử dụng  xe tải, xe hơi được dán poster kèm theo loa quảng cáo, giới thiệu về địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện.


-Xác định người chịu trách nhiệm thực hiện phương pháp tổ chức sự kiện: Ai sẽ là người phát tờ rơi, phát ngôn trước báo chí, phương tiện truyền thông,..


-Các thông tin của sự kiện khi công khai cần phải có sự chọn lọc.


– Quyết định người chịu trách nhiệm phổ biến các loại thông tin của sự kiện hay hoạt động.


  – Xác định phương pháp giao tiếp kết nối cho người trong tổ chức để sự kiện được tổ chức trơn chu.


7. Lập ngân sách cho sự kiện.


Đối với tổ chức sự kiện, dự trù ngân sách luôn đóng vai trò quan trọng.Mục nào có thể bớt được thì nên giảm thiểu đi.Hy vọng những bước cơ bản trên sẽ giúp bạn có được bản kế hoạch cụ thể cho sự kiện.

Leave a Reply